Att beräkna sjukfrånvaro

Göran Klingberg, uppdaterad • 19 februari 2024

Att beräkna sjukfrånvaro

Två olika sätt att mäta sjukfrånvaro

Idag är kravet på att redovisa sjukfrånvaro i årsredovisningen borttaget sedan mer än 10 år men de flesta lite större organisationer redovisar sjukfrånvaron årsvis eller oftare. Ett viktigt nyckeltal som många följer över tiden. Det är viktigt både ur ett hälsoperspektiv och ur ett ekonomiskt perspektiv.

När det var obligatorisk att redovisa sjukfrånvaro i årsredovisningen väcktes frågan om hur sjukfrånvaron i procent ska beräknas:

I förhållande till anställningstid eller
I förhållande till den tillgängliga tiden, som arbetsgivaren förfogar över

Skillnaden handlar om man hur man ska hantera personer som är tjänstlediga, föräldralediga eller lediga för studier. Dessa personer bidrar inte med någon sjukfrånvaro och borde därför inte heller bidra med någon anställningstid när man beräknar sjukfrånvaron i procent.

Man införde begreppet Tillgänglig tid, den arbetstid som arbetsgivaren förfogar över, dvs man räknar bort från anställningstiden frånvaro som tjänstledighet, föräldraledighet, studier utan lön.

Sjukfrånvaro / Tillgänglig tid = sjukfrånvaro %

Ett exempel med beräkning av sjukfrånvaro % i förhållande till tillgänglig tid:

Eva är anställd på 100% och föräldraledig hela första halvåret.

Anna anställs som vikarie men blir helt sjuk i februari och halvt sjukskriven mars-juni. Den tillgängliga arbetstiden är 160 timmar per månad och sjukfrånvaron blir med detta sätt att beräkna sjukfrånvaron 100% i februari och 50% mars-juni.

Ett exempel med beräkning av sjukfrånvaro % i förhållande till anställningstid:

Anställningstimmarna är totalt 320 per månad och vi bryr oss inte om att Eva är föräldraledig.

Anna är sjuk på samma sätt som förra exempel. I detta exempel kan sjukfrånvaron aldrig bli högre än 50% och för månaderna mars – juni blir sjukfrånvaron 25% i stället för 50%.

Vad är rätt och fel i de två sätten att beräkna sjukfrånvaron?

Ekonomistyrningsverket som bland annat ger ut rekommendationer och anvisningar för de statliga myndigheterna är tydlig på att det är det första exemplet man ska använda för att beräkna sjukfrånvaro i procent.

Samma modell brukar användas inom övriga delar av offentlig sektor som kommuner och regioner.

För den privata sektorn finns det säkert olika sätt att beräkna sjukfrånvaron, enligt exempel 1 eller exempel 2.

Även bland statliga myndigheter har ekonomistyrningsverket upptäckt att man beräknar sjukfrånvaron på olika sätt men de kräver ”rättning i leden”, alla myndigheter ska göra på samma sätt och är viktigt för rätt jämförelse mellan myndigheter.

Sjukfrånvaro ska beräknas som exempel 1 ovan, sjukfrånvaro/tillgänglig tid.

Med exempel 1, med tillgänglig arbetstid som grund, blir sjukfrånvaron något högre och med exempel 2 blir sjukfrånvaron lägre.

Tidsanvändning, närvaro och frånvaro

Om man ska redovisa närvaro och frånvaro för avdelning A brukar ta med all frånvaro uppdelad på olika orsaker och ställa detta i förhållande till den totala anställningstiden.

Den totala frånvaron är i detta exempel 75% för första halvåret.

Exempel på beräkning och redovisning av sjukfrånvaro med Microsoft Power-Bi

På vår hemsida finns några exempel på hur sjukfrånvaro automatiskt beräknas enligt modellen ovan i vårt program HR-Boxen och som kan presenteras och visualiseras med Microsoft Power-BI, här är länken till exemplen på sjukfrånvaro och andra HR-Nyckeltal

Läs mer:

Från EA handboken Ekonomistyrningsverket: