Resursanvändning av personal

Personalen är vår viktigaste resurs”

Personalen står för 80 % av alla våra kostnader”

Många tycker det är svårt att veta hur man ska mäta resursanvändningen av personalen, den viktigaste och dyraste resursen.

Några svårigheter:

En del jobbar heltid, andra deltid eller på timmar. Personal börjar och slutar under året.

Det finns olika många arbetsdagar under året  mellan månaderna. Skillnaden mellan en månad med 23 arbetsdagar och en med 20 arbetsdagar är 15 % ( 20/23). Jul och påsk ledigheter kan göra skillnaden ännu större beroende på hur helger infaller i kalendern.

Hur ska man se på semester, kompledigt, tillfällig föräldrapenning, betald utbildning ?

Om man är på kurs – arbetar man då?

Det finns flera sätt att hantera dessa svårigheter att mäta resursanvändningen av personalen. Här kommer några modeller och begrepp som används av många.

Årsarbetare

Om man är anställd på heltid och är anställd hela året samt har semester men ingen längre obetald ledighet är man 1 årsarbetare.

Två personer som är anställda på 50% och jobbar som ovan är också en årsarbetare.
Betalda ledigheter bortser man ifrån och likställs med arbetade timmar.

Antal årsarbetare är inte samma som antal anställda utan ska beskriva resursanvändningen.

Timvikarier som arbetar arbetspass då och då, hur mäter man deras timmar ? I dessa fall brukar man summera hur många timmar de arbetat under en mätperiod, månad eller kanske ett år och dela dessa timmar med normalt antal arbetade timmar månad eller år.

Antal arbetade timmar, exkl semester, brukar man beräkna till 1880 timmar.
(52 veckor * 40 timmar minus 5 veckor semester = 47 * 40 = 1880. Tar man med semester blir det 52*40 = 2080 timmar. )

Heltidsekvivalenter HTE/FTE

Heltidsekvivalenter HTE på svenska och FTE (Full Time Equivalent) på engelska är ofta samma sak som årsarbetare men kan ha en mer exakt definition i olika organisationer.

HTE är ett centralt nyckeltal inom Sveriges lärosäten (universitet och högskolor) och definieras beräknas med dessa regler:

  • Anställningstid och med hänsyn till anställningsgrad, 100% eller deltids procent.

  • Sjukfrånvaro över 14 dagar en månad med hänsyn till omfattning 100% eller partiell
    påverkar HTE
  • Obetalda ledigheter som pågår hel månad med hänsyn till omfattning påverkar HTE.

Exempel En heltidsanställd utan frånvaro en månad blir 1 HTE

En heltidsanställd tjänstledig halva månaden blir 1 HTE

En heltidsanställd sjuk 15 dagar av 30 dagar blir 0,5 HTE

Antal HTE/FTE kan summeras per månad och år och visar resursanvändningen av personal fördelat på olika dimensioner och som kan ställas i relation till prestationer.

Ett exempel på hur HTE/FTE används och presenteras finns för Lunds universitet årsredovisning 2019, avsnitt ”Väsentliga uppgifter”. Även de studerande presenteras som helårsprestationer som kan jämföras med använda personalresurser.

HTE och arbetade timmar

HTE/FTE bortser ifrån hur många timmar man faktiskt arbetar per månad och är en schablon men har en bestämd definition som gör det möjligt att jämföra olika verksamheter till exempel prestationer mellan olika universitet.

Här en bild på arbetade timmar och HTE:er där personen har jobbar övertid i januari, tagit kompledigt runt påsk och semester i juli. Antal faktiska arbetade timmar varierar mycket men HTE värdet är 1,0 varje månad i detta exempel, enligt reglerna inom lärosäten.

Personalredovisning i årsbokslut för aktiebolag

I årsbokslutet ska det finnas information om antal anställda och som Bokföringsnämnden (BFN) skriver ”medelantal anställda”.


Det är tillåtet att göra en göra en enkel redovisning där man schablonmässigt räknas antal anställda vid två mättidpunkter under året men en bättre metod enligt BFN är att ta hänsyn till anställningstid, anställningsgrad och längre obetalda ledigheter. Timanställda omvandlas till antal medelantal anställda, arbetade timmar / årsarbetstiden som är satt till 1920.

Övertid, komptid och betalda ledigheter bortser man ifrån enligt BFN.

Vår kommande bok om Personalanalyser och HR-Nyckeltal

Vi  på HR Fokus arbetar på en bok om personalanalyser och HR-Nyckeltal som beräknas vara klar till årsskiftet 2020/2021. Där beskriver flera områden och du kan där läsa mer om hur man kan mäta Resursanvändning av personal.

Vi har idag programlösningar för detta integrerat med ett dussin lönesystem i Norden.

Har du frågor synpunkter hör dig till mig

Göran Klingberg
goran.klingberg@hrfokus.se

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.