”Finn 5 fel” i ferielöneberäkning
Ferieanställning är den vanligaste arbetstidsregleringen för lärare i grund- och gymnasieskola. Men även förskollärare och fritidspedagoger i förskoleklass och grundskola kan vara ferieanställda om arbetsgivaren beslutar om det, men enligt vår erfarenhet är det mycket ovanligt.
Det vanligaste är att organisera skolans verksamhet i läsår, som indelas i höst- och vår-terminer med mellanliggande ferier. Under terminstid finns extra lov; höstlov, sportlov, påsklov.
Skolans verksamhet för eleverna bedrivs normalt under ca 40 veckor per år. Lärarna är i verksamhet något längre tid än eleverna. Årsarbetstiden för lärare med ferie koncentreras till 194 dagar tillsammans med elever. Eftersom lärare arbetar mer än normaltid under arbetsåret tjänar de in betald ledig tid som läggs ut under ferier. Ferielön är den lön som läraren erhåller under jul- och sommarferier.
Eftersom ferielön betalas ut 5 månader per år känner många sig osäkra när det är väl dags.
Här nedan beskriver vi några vanliga fel /fallgropar som man kan göra när beräknar ferielön, i manuella beräkningar eller med program som inte hanterar beräkningen på rätt sätt. Vi har också gjort en kalkyl/beräkning på vad olika missar kan få för ekonomiska konsekvenser.
Några fallgropar när man räknar ferielön och vad det kan kosta
Exemplet med en mindre skola med 30 lärare som har ferielön
Vi har tittat på ett material med 1000 lärare som har ferielön:
- Ferielönen är c:a 18% av den totala månadslönen för julferie och sommarferie.
- Semestertillägget i juni är i snitt 6500 kr per lärare.
- Korttidsfrånvaroavdraget är i snitt 370 kr per lärare ( läs mer om detta nedan)
Hantering av överkompensationen i Almega och KFO avtalen
De formler som står i avtalen ger en överkompensation så att intjänad ferielön under arbetsåret blir mer än månadslönen för julferien och sommarferien. Beroende på hur arbetsåret är utlagt kan det handla om 3 – 6% för mycket intjänad ferielön. Därför finns en regel i avtalet om att lönen för en lärare med ferielön aldrig kan överstiga 12 månadslöner.
Det betyder att läraren under sommarferien som mest kan få ut månadslönen under sommaren.
Om en lärare slutar till vårterminens slut och man skulle betala ut all kvarvarande ferielön som tjänat in så betalar man ut för mycket. Därför finns i avtalen en regel om att för de som slutar vid vårterminens slut så ska man betala ferielön under sommaren som om man varit anställd över sommaren och betala ferielön juni, juli och augusti.
Det kan handla om 5000 kr för mycket per lärare som slutar om man betalar ut all intjänad kvarvarande ferielön i juni. Dessutom får man en extra hög pensionskostnad om man betalar en stor slutlön i juni. 30% i pensionskostnad för belopp över 41 750 kr istället för 4-5 %.
Gränsvärden för frånvaro och beräkning av ferielön
Det är viktigt att ha koll på hur länge olika frånvaroorsaker är ferielönegrundande. Vanligaste missen är för föräldraledighet som är ferielönegrundande för 120 dagar per barn, dvs inte 120 dagar per arbetsår.
Man behöver därför ha information om hur länge man är föräldraledig och om det avser barn 1, barn 2 osv och följa det mellan arbetsåren. Tar man ut 60 dagar föräldraledighet under våren ett arbetsår och sedan fortsätter med 100 dagar föräldraledighet under hösten så är bara 60 dagar ferielönegrundande under hösten.
En annan frånvaroorsak att hålla koll på är lång sjukfrånvaro, där 180 dagar per arbetsår är ferielönegrundande. Efter att ha varit sjuk ett helt arbetsår så upphör sjukfrånvaron att vara ferielönegrundande om sjukperioden fortsätter utan avbrott.
Tjänstledigheter är inte ferielönegrundande alls och ska vara med i ferielöneberäkningen.
Om en lärare är föräldraledig i 120 dagar så tjänar man in ferielön i 4 månader, dvs en 4 * månadslönen * 26,3 % = mer än en hel månadslön.
Om man har koll på uttag av föräldraledighet per barn och över arbetsåren så kan ett sådant fel handla om många tusen kronor. I exemplet ovan där man räknar med 100 dagars föräldraledighet som ferielönegrundande istället för 60 dagar så blir felet runt 10 000 kr i för mycket intjänad ferielön i ett enda fall. Har man fler fall blir det flera tio tusentals kronor per arbetsår.
Korttidsfrånvaroavdrag
För några år sedan införde man i Almega avtalet och KFO avtalet en regel om korttidsfrånvaroavdrag som ska göras om man har frånvaro för kortare perioder som inte är ferielönegrundande, Exempelvis enstaka dagar med tjänstledighet.
Tanken med detta är att till en del hantera den överkompensation som finns i dessa avtal.
Innan man införde regeln om att man ska göra korttidsfrånvaroavdrag så kunde man vara frånvarande flera dagar med tjänstledighet utan att ferielönen reducerades, det rymdes inom överkompensationen.
Idag finns två olika regler för korttidfrånvaroavdrag, i Almega avtalet finns gränsen 60 dagar och i KFO avtalet 30 dagar.
För Almega avtalet innebär det att om en ferielöneanställd är borta max 60 dagar så ska man göra ett korttidsfrånvaroavdrag på 1,25% per arbetsdag man är frånvarande, som inte är ferielönegrundande (oftast tjänstledig men kan också vara att man passerat gränsen för föräldraledighet eller sjukdom med några dagar)
Om man är frånvarande mer än 60 dagar gör man beräkningen på vanligt sätt.
För KFO gör man på motsvarande sätt men där är gränsen 30 dagar.
Vad innebär det om man struntar i att hantera korttidsfrånvaroavdrag?
Om man utgår från vårt exempel med hur det ser ut i genomsnitt så blir det 370 kr per lärare och för den lilla skolan med 30 lärare blir det 30 *370 kr = 11 100 kr per arbetsår.
Rätt hantering av anställningsdatum och ändrad sysselsättningsgrad
Grunden för att beräkna rätt ferielön är att man tar hänsyn till om anställda arbetat hela arbetsåret eller börjat och slutat under arbetsåret. Det är också viktigt och grundläggande att ta hänsyn till om anställda gått upp eller ner i sysselsättningsgrad under arbetsåret.
Några specialfall som man lätt kan missa är om en anställd varit anställd på en lägre sysselsättningsgrad under arbetsåret och sedan går upp i sysselsättningsgrad innan sommaren. I dessa fall ska den anställde inte få full lön under sommaren enligt den sysselsättningsgrad som gäller vid sommarferiens början utan på den genomsnittliga sysselsättningsgraden under arbetsåret. Det kan vara ganska komplicerat beräkna om man inte har ett program som hanterar detta automatiskt.
Ett annat specialfall är om man har haft en högre sysselsättningsgrad under arbetsåret och sedan en lägre som gäller vid sommarferiens början. I dessa fall ska ferielönen också beräknas på en genomsnittlig sysselsättningsgrad och ferielönen under sommaren blir då högre än den månadslön som gällde i slutet av vårterminen, också en ganska komplicerad beräkning utan programstöd.
Rätt beräkning av ferielöneskulden, till bokslutet eller löpande under året
Många skolor har ett räkenskapsår för perioden 1/7 – 30/6 nästa år. I bokslutet ska man ha med en ferielöneskuld som visar skulden till de anställda per sista dagen i räkenskapsåret, t.ex. 30/6.
30/6 är ferielöneskulden den ferielön som kommer att betalas ut i juli och första delen av augusti, ungefär 1,5 månadslön per ferielöneanställd. Det är i samtliga fall ett stort belopp som påverkar resultatet för räkenskapsåret.
I räkneexemplet för den lilla skolan med 30 anställda kan det handla om 30* 1,5 * månadslönen + socialavgifter = 1 395 000 kr + sociala avgifter.
Vi har sett flera exempel på felaktiga skuldberäkningar både att man tar upp alldeles för liten skuld, t.ex. enbart semesterlönetillägg.
Ett annat exempel på för hög ferielöneskuld när man tar en skuldlista som innehåller ferielön inkl. överintjänandet. Ett sätt att få bort överintjänandet är att ta fram en rapport som bara innehåller den ferielön som betalas ut i juli och augusti.
Vårt program Skolboxen för rätt beräkning av ferielön för alla avtal
Läs mer här om vårt program Skolboxen som hanterar beräkning av ferielön och uppehållslön på rätt sätt för alla avtal och med integration till ett 10-tal svenska lönesystem.